GoBD konforme E-Mail-Archivierung
- Oktober 28, 2025
- Björn Schmidt
Rechtssicherheit ohne Aufwand
E-Mails sind längst mehr als Kommunikationsmittel. In vielen Unternehmen enthalten sie steuerlich relevante Daten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge oder Kundeninformationen. Genau deshalb gelten sie als Geschäftsunterlagen – und damit greift die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Mails über Jahre hinweg vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar gespeichert werden. In der Praxis scheitert das oft daran, dass Mails im Posteingang liegen bleiben oder nur per Backup gesichert werden. Doch ein Backup ersetzt keine GoBD konforme E-Mail-Archivierung. Es schützt lediglich vor Datenverlust, nicht vor Manipulation oder Löschung.
Mit der Managed E-Mail-Archivierung von Kiel-IT läuft dieser Prozess automatisch im Hintergrund. Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden manipulationssicher archiviert, rechtssicher gespeichert und bei Bedarf in Sekunden wiedergefunden – ganz ohne manuelle Eingriffe.
Hosted in Germany – DSGVO inklusive
Datenschutz ist kein Zusatz, sondern Pflicht. Unsere Archivierungslösung ist vollständig in Deutschland gehostet und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Ihre E-Mails verlassen zu keinem Zeitpunkt den deutschen Rechtsraum.
Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und revisionssicher abgelegt. Durch ein zentrales Journaling-System wird sichergestellt, dass auch dann keine Nachricht verloren geht, wenn sie bereits im Postfach gelöscht wurde. Diese Kombination aus Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz schützt Sie zuverlässig – selbst im Falle einer Betriebsprüfung.
Darüber hinaus sorgt ein fein abgestuftes Berechtigungssystem dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf archivierte E-Mails erhalten. So bleibt der Datenschutz auch intern gewährleistet. Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die eine Cloud Archivierung mit E-Mail Backup suchen, ohne selbst Infrastruktur betreiben zu müssen.
Weniger Aufwand, mehr Effizienz
Der Managed E-Mail-Archivierung Service von Kiel-IT ist ein Rundum-Paket: Wir übernehmen Einrichtung, Überwachung, Wartung und regelmäßige Funktionsprüfungen. Ihre IT-Abteilung – falls vorhanden – wird entlastet, da keine eigene Serverinfrastruktur oder Softwarepflege notwendig ist.
Ein weiterer Vorteil: Durch Deduplizierung werden doppelte Daten vermieden, was den Speicherbedarf auf Mailservern und in Backups erheblich reduziert. Das senkt langfristig die Kosten und verbessert die Performance Ihrer Systeme.
Ein Blick aus der Praxis
Ein reales Beispiel zeigt, wie teuer fehlende E-Mail-Archivierung werden kann – und warum GoBD-konforme Archivierung für jedes Unternehmen unverzichtbar ist. Der Erfahrungsbericht macht deutlich, wie wichtig rechtssichere Prozesse und klare Beratung im IT-Alltag sind.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Automatische Archivierung: Kein manuelles Speichern, keine Vergesslichkeit – das System arbeitet kontinuierlich im Hintergrund.
- Revisionssicher und GoBD-konform: Alle E-Mails bleiben vollständig und unverändert erhalten – ein klarer Pluspunkt bei Betriebsprüfungen.
- DSGVO-sicher gehostet: Daten bleiben in Deutschland und unterliegen höchsten Sicherheitsstandards.
- Entlastung der IT: Kein zusätzlicher Wartungsaufwand, kein eigener Archivserver notwendig.
- Schneller Zugriff: Dank leistungsstarker Suchfunktion finden Sie jede E-Mail innerhalb von Sekunden.
- Planbare Kosten: Monatliche Pauschale, jederzeit kündbar, keine versteckten Gebühren.
- Volle Betreuung: Einrichtung, Monitoring und Support übernimmt das Kiel-IT-Team.
Warum gerade jetzt handeln?
In den vergangenen Jahren haben Finanzämter und Betriebsprüfer die Einhaltung der GoBD-Vorgaben deutlich stärker kontrolliert. Fehlt eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch steuerliche Konsequenzen – etwa, wenn Nachweise oder Belege nicht mehr vollständig vorgelegt werden können.
Viele Unternehmen unterschätzen das Risiko, weil sie glauben, ein einfaches Backup genüge. Doch: Sobald eine E-Mail nachträglich geändert, gelöscht oder nicht lückenlos dokumentiert werden kann, gilt die Aufbewahrungspflicht als verletzt.
Mit einer professionellen GoBD konformen E-Mail-Archivierung sichern Sie sich rechtlich ab – und sparen gleichzeitig Zeit. Denn die Archivierung läuft automatisch, ohne dass Sie oder Ihre Mitarbeitenden etwas tun müssen.
Für wen ist Managed E-Mail-Archivierung ideal?
Unsere Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die zuverlässig arbeiten wollen, ohne sich um technische Details kümmern zu müssen. Besonders profitieren:
Betriebe mit sensiblen Kundendaten, z. B. Kanzleien, Steuerbüros oder Arztpraxen.
Handwerksbetriebe und Dienstleister, die regelmäßig Angebote, Aufträge und Rechnungen per Mail versenden.
Unternehmen mit Homeoffice- oder Remote-Strukturen, bei denen E-Mail-Kommunikation zentral dokumentiert werden muss.
In allen Fällen sorgt Kiel-IT dafür, dass Ihr Mailverkehr sicher, vollständig und jederzeit nachvollziehbar bleibt – ohne Aufwand für Sie.
Fazit:
E-Mail-Archivierung ist keine lästige Vorschrift, sondern ein wesentlicher Baustein Ihrer Unternehmenssicherheit. Sie schützt vor Datenverlust, vereinfacht Betriebsprüfungen und stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden.
Mit der Managed E-Mail-Archivierung von Kiel-IT erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, ohne selbst aktiv werden zu müssen. Wir kümmern uns um Technik, Wartung und Rechtssicherheit – Sie behalten Kontrolle, Übersicht und Ruhe im Arbeitsalltag.
Die Kombination aus Cloud Archivierung, E-Mail Backup und Managed Service sorgt dafür, dass Ihre Kommunikation langfristig geschützt und jederzeit verfügbar bleibt.
Kontaktieren Sie uns
Kiel-IT unterstützt Unternehmen mit individuellen IT-Services und Lösungen – von Sicherheit und Infrastruktur bis hin zu modernen Cloud- und Managed-Services. Wir beraten Sie persönlich, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt, und erstellen auf Wunsch ein maßgeschneidertes Angebot.
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