E-Mail-Versand und Datenschutz
– kleine Fehler, große Wirkung
- April 23, 2025
- Björn Schmidt
Liebe Kunden,
E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Gerade weil wir so selbstverständlich mit ihnen umgehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf ein paar wichtige Grundregeln – speziell im Hinblick auf Datenschutz und den richtigen Umgang beim Versenden von E-Mails.
Hier ein paar einfache, aber wirkungsvolle Tipps:
✅ Vor dem Versand: Adressat genau prüfen
Bevor Sie eine E-Mail abschicken, stellen Sie sicher, dass:
die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist
der Empfänger auch wirklich berechtigt ist, die enthaltenen Informationen zu erhalten
Sie nicht versehentlich durch Autovervollständigung oder einen falschen Klick im Vorschlagsfeld den falschen Kontakt ausgewählt haben
✅ CC oder BCC – der Unterschied ist wichtig
Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Empfänger senden, achten Sie auf die richtige Verwendung der Felder:
CC („Carbon Copy“) ist gedacht für Empfänger, die zur Kenntnis gesetzt werden sollen, aber nicht direkt handeln müssen. Jeder sieht, wer die Mail ebenfalls erhalten hat.
BCC („Blind Carbon Copy“) verwenden Sie, wenn sich die Empfänger untereinander nicht sehen sollen – zum Beispiel bei Rundmails oder Newslettern.
→ Aus Datenschutzsicht ist BCC bei Massenmails zwingend erforderlich!
✅ Anhänge mit sensiblen Daten? Nur verschlüsselt!
Versenden Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten oder anderen vertraulichen Informationen? Dann:
verwenden Sie verschlüsselte Dateianhänge oder
senden Sie passwortgeschützte Dokumente –
Wichtig: Das Passwort sollte nicht per E-Mail, sondern über einen sicheren Kanal wie Telefon oder SMS übermittelt werden.
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